一．项目接洽阶段
1．获取参展
以下一些渠道是有可能帮助获得初步的的。上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基本上会继续参展，所以上届会刊是很好的渠道。会刊资料往往登载有平面图（可以看出是否展位属于特装，一般面积在36平米以上是需要特别布置的）、展商的联系方式和简介（有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面）。会刊资料可以配合现场实景照片进行比较，重要展会进行拍摄存档（数码相片统一存放路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾，有些不仅会列出上届的商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商，有些专门的采访类栏目，类似展会快报的性质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。正在服务客户的参展商手册和平面图——如果在每次展会上有已经在服务的客户参展，能够通过他们获得展位平面图（在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图），上面是的参展商，该届展会的特装客户可以一目了然。
2．上门拜访客户
会展行业的业务特殊性在于它的客户基本是确定的，只是客户需要选择不同的供应商而已。很多的客户会进行邀稿竞标，这些是很多展览公司都可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户需要通过其他机会再进入。很多时候，确实要参展的特装客户是需要展览服务的，展位搭建工厂，可以进行登门拜访的。通过对客户的交谈，详细了解客户的意图，明确客户希望展示的主题，偏爱色调，是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。有些客户会提供他们的公司介绍给展览公司，但即便有对方的公司介绍，通过交流，业务人员需要得知其以往的展台情况，特别是为什么会放弃原有的合作关系，潜江搭建工厂，有哪些地方是不满意的。有些客户通常邀请很多家比稿，但后选中的方案是几个方案的集合，对于这种客户事先很难分辨。也有个别客户已经有了搭建商，只是为了形式，或是为了通过比稿得到一份现成的设计图，后自己另外给人做。目前会展行业比较混乱，该种情况希望可以通过与客户交流能够提前得以发觉
完成招标程序意味着与展览公司的合作正式开始，但仅仅是一个开始，在后期设计与施工中，展台搭建工厂，“细节决定成败”，评价一个展台的搭建是否成功体现在许多看上去微不足道的细节处。在这方面，展览公司有着极大的灵活性，参展企业如没有在过程中就开始有效的监督展览公司，其终的搭建效果将会大打折扣。首先参展企业必须要求展览公司将其设计效果图做不断的修改与优化，力争终展台的搭建效果与设计图稿保持基本一致。这就要求展览公司至少有一名设计师经常与参展企业沟通，认真听取参展企业的意见，并及时修改设计图稿，因为参展企业也会随时对参展计划做出调整，展览公司的反应速度在一定程度上说明了这家公司的实力。在这一点上管理规范、具有规模优势的企业其整合资源的优势非常明显。在制作工厂施工过程中，参展企业须随时跟进施工进度，对工程的用料、施工流程、质量标准、成品保护等深入了解，须特别留意对设计图稿在施工中的任何修改。往往在施工过程中，有些展览公司为了节省费用，擅自修改设计效果图或不遵守工艺流程和质量要求，影响终的展台搭建效果。展前1-2个星期，参展企业应当组织相关人员查看工厂的展台预搭建，如有问题立刻让展览公司修改或返工。
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