在实际工作中随意在档案上进行编注，由于缺乏科学规划、技术验证和标准规范，在编注的方式、位置、使用材料等方面具有很大的随意性，甚至同一页档案上编注有多组编号，钱币储物柜维修，造成档案管理上的混乱甚至档案损毁。常见的现象有档号公章印记扩散造成档案污染、档案号覆盖档案自身信息、重复杂乱的编号等。严格来说，这都应该认为是对档案的人为损坏。
以此来看，随意在档案上编写档号等管理信息是不科学的，也是不允许的。这就与档案有序管理的要求形成了矛盾。实践中，档案工作者通过在储藏柜架上编码结合装具内目录巧妙地解决了这一难题。原因就在于虽然档案不宜多次反复编注，但储藏柜架则可以。因此，档案装具是对档案进行有序管理的重要手段。
储藏柜架除了保护作用之外，一些功能性装具还具有特殊的作用。例如，钱币储物柜修复，碱性档案装具可以减轻外界酸性物质对档案造成的老化作用，天津钱币储物柜，具有碱性吸附功能的装具可以延缓醋酸片基材料档案的自催化老化过程，防火、防虫装具可以起到有效的防火、防虫效果，钱币储物柜修缮，除氧包装对一些珍贵的或老化受损较为严重的档案具有显著的保护作用。可以说，功能装具在档案保护中有着极为重要的应用。
数据库管理软件设计部分，将架体结构及架体仓储物，虚拟为计算机的目录结构的设计思路。并将其分类为不可修改、可修改、实体类信息及派生类信息等几种目录及文件结构。对此信息进行数据库管理。从而大大地简化了软件的设计。从而提高软件的可维护性及可靠性成功的开发出了实用的信息化储藏柜架档案管理系统，通过现场的工艺优化，现已实现了产品的批量生产。
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