档案数字化工作的实质是如实转换
档案数字化整理工作的实质就是如实转换，无论是扫描、翻拍还是模拟转数字，其中心就是将原始档案拷贝至另一种载体形态之上，并保证内容、信息结构不变，河北军建档案整理，完整和安全，同时便于查找和利用。
档案数字化前期整理工作的规划及实施应以此为出发点。档案数字化前期整理工作主要包括三个部分：一是建库，二是实体整理，三是过程记录及整理。建库是数字化成果利用和发挥效用的基础，军建档案整理解决方案，实体整理是保证质量的前提，过程管理是维护档案安全与完整，明确责任的重要环节。
档案数字化之前要先整理整体建库和补充著录
档案数字化之前的整理工作包括整体建库及补充著录两方面。在进行档案数字化时对于没有完整著录信息的单位需要对目录集中著录和建库，在完成编目工作后，才有可能衔接数字化对象审批、档案出库、整理、检查核对等工作；对于已建库但条目信息仍不完整的，应该对缺失、错误等信息进行纠正，以确保信息完整，从而支援档案数字化成果的服务利用工作。如进一步设置及补充人名、地名、附件等著录项目。
对档案的页码和编号进行有效编制可以促进整理工作效率
在档案整理过程中，军建档案整理外包，通过档案页码、编号的有效编制，能够促进工作人员整理工作效率提高。在具体编制过程中，工作人员首先需要在全部档案的右上角档号章内编写档案号码、所属年份、馆编件号、机构代号.保管时限、问题代号等内容。再根据档案整理的分类标准，按照档案低级至的顺序进行编写。有利于档案案号编写效率提高，也为日后管理工作及查阅工作的开展提供了便利。
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