纸张状况所有的纸张必须保持干净，潮湿的纸张无法正确进纸，并且可能在纸张通路上倾斜或折叠。潮湿纸张上的打印质量通常很差。在激光打印机上，潮湿的斑点可能显示模糊（或根本无法显示）。在所有情况下，纸张应隔绝灰尘和尘土，灰尘和尘土可能会污染打印机的机械装置，请一定使用新纸（尤其是打印机闲置了很长时间后）。所有的纸张都存在自然的轻微卷曲的倾向，这是因为纸张在剪切前通常保存在大纸卷中。
日常办公用纸类型很多，有复印纸、压感纸等。其中复印纸是工作办公常用纸，用于打印复印文件、标书、资料等。然而，由于很多用户对纸张的品质不甚了解，认为只要尺寸规格合适就能用，打印纸批发，因此市面上复印纸品牌众多，质量也参差不齐，南京打印纸，厚薄不一。实际上，纸张的优劣直接影响着打印文字效果、图像清晰度等。纸张质量太差，纸粉过多还会直接影响打印复印设备的寿命。
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