与会人员邀请、沟通与确定:确定发布目的之后，信息发布的目标受众也基本确定。发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织的高层及分管副总会在中担任一定的职务。公司高层，发布会活动策划公司，甚至于高领1导人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。
新品上市发布会还要精选一批负责会议现场工作的礼节接待职员，发布会活动策划，一般由相貌端正、工作认真负责、善于交际应酬的年轻女性担任。值得留意的是，发布会活动会议策划服务，所有出席发布会的职员均需在会上佩戴事先统一制作的胸卡，胸卡上面要写清姓名、单位、部分与职务。发布会工作人员的确定，需要在发布会预热期结束前确定好。列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人，专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时，发布会活动策划服务方案，随时可以联系相关负责人，协助解决。
除了发布会场地的环境选择之外，发布会现场的布置和配套也是重中之重。首先，背景的布置。主题背景板是否包括主题、会议日期、召开城市。颜色、字体是否美观大方。颜色可以以企业VI为基准。其次，酒店的配套设置。会议厅的容纳人数是多少？主1席台大小是否合适？摄影设备、电源是否完善？布景、胸部麦克风、远程麦克风是否有配置？服务是否到位？住宿、酒店、食物、饮料是否提供？价格是否合理？后，酒店的外围布置。如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。在预算充足的情况下，选择场地和布置场地的工作，可以交给一个靠谱的外包供应商来做，往往效果看起来会更，主办方也能更省心。
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