智慧档案工作的重要性终体现在服务社会的效果上，服务性是档案工作的基本属性。通过智慧档案的利用服务，档案工作的重要性才能体现出来，因此，服务性是档案工作存在和发展的基本因素。
（1）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应加数填写；
（2）书写目录要工整，正确清楚、美观、不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；
（3）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
以上就是智慧档案具体的整理方式，大家还有不懂的或者还有相关的问题欢迎前来咨询【河南缮文档案管理有限公司】。
电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行保存。
电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。 档案利用需要借助现代化的管理手段为智慧档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。
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智慧档案按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，智慧档案能够反映历史真实面貌，便于保管和利用。
为了解和掌握档案工作的基本情况，分析档案工作的规律性，提案管理的水平，需要开展档案的统计工作，对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究。这是一项“了解家底”的工作。档案事业统计年报制度已施行近40年，要按照严格严肃、严谨严密的要求规范档案统计工作，强化数据的真实性、准确性，使统计结果能够更好地服务决策规划。
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