智慧档案通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷，其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。
底图以张或套为保管单位进行整理；产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注；产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。
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电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
档案管理部门对电子文件进行整理归档后，智慧档案更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。
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智慧档案馆是国家科学文化事业机构，是国家保存智慧档案的中心，是各项工作利用档案的基地，是档案事业的主体
对需归档保存的文件材料进行组卷
组卷的内容包括:将零散文件组成独卷；卷内文件材料排列；编写页码；编制卷内目录；填写案卷封面、封底。
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