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建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列;设备仪器类案卷按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
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(2)书写目录要工整,正确清楚、美观、不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后,要检查核对,做到准确无误;
(3)书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。
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电子文件在线查阅必须有很好的控制功能,必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读,不能由其它软件打开阅读,避免查阅人员随意进行保存。
电子文件打印功能应进行授权控制,授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。 档案利用需要借助现代化的管理手段为档案整理管理部门提供方便快捷、科学的管理方法,使档案资源得到充分利用。
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