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数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份，并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份.

对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的安全。电子文件需要依靠计算机、数据库的支持，同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定，电子文件才能得以正常利用。面对网络化“无纸化办公”给档案管理带来的新挑战，档案管理部门领导要从思想上高度重视，文书档案整理多少钱，行动上积极支持，经费上大力投资。

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鉴别

对收集、积累的每一类别的文件材料按照归档范围进行鉴别，剔除不属于归档范围的文件以及重份文件。

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电子文件，是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。

档案管理部门对电子文件进行整理归档后，文书档案整理更加方便快捷，文件提档更加便利，但电子文件的法律效应却受到了挑战，文书档案整理系统，怎样确保电子文件归档后仍然保持其法律效应和依据已经成为档案管理部门在信息化管理中的一个崭新的课题。电子文件归档保存后，应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。

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