1、充分了解会议室现场的相关情况(长宽高，新建／改造，顶部吊顶结构)；
2、根据房间的高度结合灯具照度表，给用户选择适合的型号(三基色/LED灯光);
3、会议室中常用顶光和面光，顶光，垂直往下打光，适合安装在人物头顶上方；面光，朝人物面部打光，起到面部补光作用，顶光与面光的结合，使领导区域光照均匀，无阴影，并结合用户不同的使用情况布置灯光；
会议室灯光照度多少才能达标，哪些灯具适合？在回答这些问题之前，我们先来探讨照度的定义。根据科学定义，照度是光照强度的简称，表示单位面积上所接受可见光的能量，即照射在单位面积上的光通量，它的计量单位是勒克斯（lx）。
不同的环境对灯光的照度是有不同要求的，我国《建筑照明设计标准》中规定：中餐厅0.75m的水平面处照度不可低于200lx，西餐厅不可低于100lx；相关实验表明，会议室，或者办公空间对会议室灯照度的要求在300lx-500lx之间，工作者的满意度会随着照度水平的上升而显著提高；500lx以上工作者的满意度基本达到饱和，照度水平的增加不会显著改变工作者对照明环境的评价。因此，目前国内新的会议室照明标准在300lx-500lx，也是适宜工作面的照度。
视频会议室灯光设计安装位置要求：
三基色灯一般安装在会议室天花板上，电视电话会议灯光，要在天花板上安装L型框架，灯管安装在L型框架拐角处，使灯光不直接照射到物体及与会者，而依靠天花板对灯光的反射、散射照亮会议室。除了上述两点，为了达到更好效果，还需注意：
A）避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况。
B）光线弱时建议采用辅助灯光，但要避免直射。
C）使用辅助灯光，建议使用日光型灯光。禁止使用彩灯，避免使用频闪光源。
D）避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，此种照射会直接导致阴影。
E）建议使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线。
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